華僑茶業(yè)發(fā)展研究基金會(huì)物資及服務(wù)采購管理制度

　　

華僑茶業(yè)發(fā)展研究基金會(huì)物資及服務(wù)采購管理制度

第一章  總則

第一條  目的

為規(guī)范本基金會(huì)采購管理工作，明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應(yīng)商選擇等各項(xiàng)規(guī)定，確保采購過程透明化以及所購商品數(shù)量和質(zhì)量符合本會(huì)要求，特制定本制度。

第二條  要求

1.采購對(duì)象要求

采購前須對(duì)供應(yīng)商的商品質(zhì)量、性能、報(bào)價(jià)、交貨期限、售后服務(wù)等做出評(píng)價(jià)，以供選擇時(shí)參考。

2.價(jià)格質(zhì)量要求

以合理價(jià)格購取較高質(zhì)量的商品。

3.采購期限要求

按照使用部門的需要日期及需要數(shù)量，聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商即時(shí)供應(yīng)。

第二章  采購方式的選擇

第三條  采購部門應(yīng)根據(jù)商品使用狀況、用量、采購頻率、市場(chǎng)供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購方式辦理采購業(yè)務(wù)。

第四條  采購方式的類型

1．合同訂購方式

（1）采購部門與供應(yīng)商通過談判就采購商品的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式等項(xiàng)內(nèi)容達(dá)成一致，并且以采購合同的形式確定下來。供應(yīng)商按采購合同提供商品并取得貨款，公司按合同驗(yàn)收商品并支付款項(xiàng)。

（2）合同訂購方式適用于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場(chǎng)價(jià)格穩(wěn)定的商品。

2．直接采購方式

（1）不適用前述采購方式的采購者可按此方式采購。

（2）采購人員通過市場(chǎng)逐筆詢價(jià)、議價(jià)，并在了解交易條件后訂購。

3．緊急采購

指因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在大型自然災(zāi)害發(fā)生時(shí)產(chǎn)生臨時(shí)性、突發(fā)性需要時(shí)方可采用。

第三章  采購期限的控制

第五條  采購人員應(yīng)按照使用要求的“需要日期”辦理采購。為達(dá)到這一要求，掌握適當(dāng)?shù)牟少彆r(shí)機(jī)，要按商品特性、采購地區(qū)及市場(chǎng)供需狀況等擬訂各項(xiàng)商品采購業(yè)務(wù)處理期限，呈秘書長(zhǎng)核準(zhǔn)后公布實(shí)施。

第六條  采購期限包括報(bào)送審批時(shí)間、訂單處理時(shí)間、供應(yīng)商備貨時(shí)間、運(yùn)貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間和入庫時(shí)間等。

第七條  原訂采購業(yè)務(wù)處理期限變更時(shí)，采購人員應(yīng)專函報(bào)告具體原因，呈秘書長(zhǎng)核準(zhǔn)，以利于存量管制及適時(shí)提出請(qǐng)購。

第四章  供應(yīng)商的選擇

第八條  各項(xiàng)商品的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨(dú)家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)商信息說明欄”存檔備用。對(duì)于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的商品，應(yīng)重新選定供應(yīng)商。

第九條  對(duì)于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時(shí)由采購人員以簽呈方式說明原因呈秘書長(zhǎng)核準(zhǔn)后通知對(duì)方。

第五章  詢價(jià)議價(jià)規(guī)定

第十條  采購經(jīng)辦人員應(yīng)提前查詢各廠商報(bào)價(jià)，查閱以前訂購記錄及供應(yīng)商信息表、市場(chǎng)行情，經(jīng)過成本分析后，擬訂議價(jià)對(duì)象、議價(jià)策略及擬購底價(jià)，以供議價(jià)時(shí)用。

第六章  采購實(shí)施

第十一條  預(yù)付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項(xiàng)目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)先與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。合同書正本兩份，一份存綜合部，一份存供應(yīng)商處；副本若干。

第十二條  特殊情況的處理

1．緊急請(qǐng)購

采購所需經(jīng)辦人員獲得采購方案審批后，應(yīng)即查明請(qǐng)購商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、請(qǐng)購單號(hào)及交貨地點(diǎn)等資料，并以電話詢價(jià)和議價(jià)，補(bǔ)入詢價(jià)和議價(jià)結(jié)果，按急件方式處理。

2．交貨質(zhì)量異常

各采購經(jīng)辦人員驗(yàn)收不合格情況發(fā)生時(shí)，應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于《驗(yàn)收單》的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈秘書長(zhǎng)審核。

（2）因質(zhì)量不合格而退貨，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商換貨之次日起計(jì)算。

（2）交期延誤罰扣處理。采購經(jīng)辦人員收到交貨延誤（本地供應(yīng)商延交5日、網(wǎng)采廠商延交10日以內(nèi)可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾期未送財(cái)務(wù)部時(shí)，應(yīng)按下列方式處理。

①予計(jì)算逾期罰扣金額（按合同約所約訂比例計(jì)扣），并通知供應(yīng)商罰扣原因與金額。

②在供應(yīng)商同意扣款或補(bǔ)足發(fā)票后與驗(yàn)收單一并發(fā)起付款審批。

③如廠方不同意按第①項(xiàng)方式扣款，采購經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與供應(yīng)商交涉并呈秘書長(zhǎng)核準(zhǔn)后另行處理。

第七章  采購業(yè)務(wù)進(jìn)度控制

第十三條  采購經(jīng)辦人員對(duì)于每一個(gè)采購項(xiàng)目均應(yīng)根據(jù)需要確定作業(yè)進(jìn)度管制點(diǎn)，預(yù)定采購業(yè)務(wù)進(jìn)度。

第十四條  預(yù)定采購業(yè)務(wù)進(jìn)度應(yīng)能配合項(xiàng)目實(shí)施緩急，且各業(yè)務(wù)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完成。

第十五條  對(duì)于未能在預(yù)定日期前完成的采購項(xiàng)目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)報(bào)秘書長(zhǎng)研究處理對(duì)策。

第八章  附則

第十六條  本制度由秘書處負(fù)責(zé)解釋，。

第十七條  本制度經(jīng)理事會(huì)討論通過后由理事長(zhǎng)簽批實(shí)施。

 

 

 

采購授權(quán)審批制度

第一章  總則

第一條  目的

為提高基金會(huì)商品或物資采購效率及透明度，明確審批人對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍和工作要求，特制定本制度。

第二條  采購業(yè)務(wù)中審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。

第三條  嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

1．采購員應(yīng)當(dāng)在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

2．對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，采購員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告。

第四條  對(duì)于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，采購人員應(yīng)當(dāng)提前論證，實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而給基金會(huì)造成嚴(yán)重?fù)p失。

第二章  采購業(yè)務(wù)程序

第五條  請(qǐng)購

綜合部和項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)基金會(huì)項(xiàng)目和管理費(fèi)用采購預(yù)算、實(shí)際運(yùn)營(yíng)中需要等提出采購申請(qǐng)，經(jīng)秘書長(zhǎng)簽字后提出采購申請(qǐng)。

第六條  審批權(quán)限

部門負(fù)責(zé)人、分管副秘書長(zhǎng)、秘書長(zhǎng)根據(jù)規(guī)定的職責(zé)權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾?qǐng)進(jìn)行審核審批。

1．屬于年度內(nèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中預(yù)算的采購申請(qǐng)，由項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人提請(qǐng)分管副秘書長(zhǎng)根據(jù)項(xiàng)目評(píng)審委員簽批的《項(xiàng)目意向報(bào)告審批表》和《項(xiàng)目活動(dòng)總體實(shí)施指導(dǎo)方案》進(jìn)行審核后報(bào)秘書長(zhǎng)審批。

2．屬于年度內(nèi)管理活動(dòng)中采購申請(qǐng)，由綜合部負(fù)責(zé)人提請(qǐng)分管副秘書長(zhǎng)根據(jù)《管理費(fèi)用預(yù)算表》中的授權(quán)預(yù)算費(fèi)用范圍內(nèi)進(jìn)行審核后報(bào)秘書長(zhǎng)審批。

3．追加預(yù)算且在業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)范圍內(nèi)的采購申請(qǐng)，屬于業(yè)務(wù)活動(dòng)的由分管秘書長(zhǎng)提請(qǐng)秘書長(zhǎng)審核，超原預(yù)算20%以內(nèi)的報(bào)項(xiàng)目評(píng)審會(huì)主任審批，屬于管理活動(dòng)的由分管副秘書長(zhǎng)提請(qǐng)秘書長(zhǎng)審核，超原預(yù)算20%以內(nèi)的由常務(wù)副理事長(zhǎng)審批；業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)超原預(yù)算20%以上的由均由理事長(zhǎng)審批。

4、預(yù)算外的采購審批由秘書長(zhǎng)提交常務(wù)副理事長(zhǎng)審核后報(bào)理事長(zhǎng)審批。

第七條  采購

1．凡是經(jīng)過采購審批流程審批完成的采購申請(qǐng)才能組織人員進(jìn)行采購，管理活動(dòng)范圍內(nèi)采購由綜合部負(fù)責(zé)采購，業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍內(nèi)的采購由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)采購。

2．采購人員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，進(jìn)行比質(zhì)、比價(jià)，擬定供應(yīng)商名單作出詢價(jià)報(bào)告書報(bào)秘書長(zhǎng)審核。

3．采購人員根據(jù)審核后詢價(jià)報(bào)告進(jìn)行采購談判，擬定采購合同條款后，交秘書長(zhǎng)審批后簽訂采購合同。

第八條  驗(yàn)收

各部門采購人員按照合同附件中采購產(chǎn)品質(zhì)量條款對(duì)采購的物資進(jìn)行驗(yàn)收并入庫，并隨貨附《入庫驗(yàn)收單》，對(duì)于在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題停止入庫并通知供應(yīng)商和分管副秘書長(zhǎng)進(jìn)行處理。

1．驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務(wù)數(shù)量不符合基金會(huì)規(guī)定的情況，采購人員需提出解決方案，報(bào)秘書長(zhǎng)審批。

2．采購商品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題，報(bào)秘書長(zhǎng)負(fù)責(zé)處理。

第九條  付款

1．預(yù)付款申請(qǐng)：由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人通過“釘釘”采購付款申請(qǐng)流程進(jìn)行申請(qǐng)，并附《采購請(qǐng)購流程審批表》和《采購合同》由分管副秘書長(zhǎng)審核，財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審查后報(bào)秘書長(zhǎng)審批付款。

2、付款申請(qǐng)：由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人通過“釘釘”采購付款申請(qǐng)流程進(jìn)行申請(qǐng)，并附《采購請(qǐng)購流程審批表》、《采購合同》和《入庫驗(yàn)收單》由分管副秘書長(zhǎng)審核，財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審查后報(bào)秘書長(zhǎng)審批付款

3、財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)應(yīng)對(duì)采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證進(jìn)行審核，具體審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實(shí)，手續(xù)是否齊全，計(jì)算是否正確。

4．審批完成由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知申請(qǐng)人員通知供應(yīng)商。

第三章  采購賬務(wù)處理

第十條  財(cái)務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照《會(huì)計(jì)核算規(guī)定》及時(shí)、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。

第十一條  將《采購請(qǐng)購流程審批表》、《采購合同》、《入庫驗(yàn)收單》和專用發(fā)票附在記賬憑證的后面。如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊(cè)，注明索引號(hào)后存檔。

第十二條  每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時(shí)地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬。

第四章  附則

第十三條  本制度由秘書處負(fù)責(zé)解釋。

第十四條  本制度自簽批日起開始實(shí)施。

 

采購申請(qǐng)管理辦法

第一章  總則

第1條  本會(huì)為明確商品或勞務(wù)采購的申請(qǐng)與審批規(guī)范，特制定本辦法。

第2條  秘書處所有部門的請(qǐng)購，除另有規(guī)定外，均依本辦法的規(guī)定處理。

第3條  責(zé)權(quán)單位

1．綜合部負(fù)責(zé)基金會(huì)管理活動(dòng)所需物資的采購工作；

2．項(xiàng)目部負(fù)責(zé)基金會(huì)業(yè)務(wù)活動(dòng)所需物資采購工作；

3、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購物資的貨款支付工作；

4．秘書長(zhǎng)負(fù)責(zé)審批采購項(xiàng)目。

第二章  請(qǐng)購審批規(guī)定

第4條  公益活動(dòng)捐贈(zèng)所需物資請(qǐng)購

由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)請(qǐng)購：捐贈(zèng)活動(dòng)物資根據(jù)項(xiàng)目活動(dòng)方案或?qū)嶋H捐贈(zèng)需要提出請(qǐng)購申請(qǐng)。

第5條  臨時(shí)性商品的請(qǐng)購

1．臨時(shí)性商品的采購申請(qǐng)由使用部門直接提出。

2．使用部門需要在“采購請(qǐng)購申請(qǐng)”流程表上對(duì)采購商品做出描述，解釋其目的和用途。

3、臨時(shí)性商品范圍：（1）因捐贈(zèng)對(duì)像樣本發(fā)生變化而產(chǎn)生的緊急采購；（2）因捐贈(zèng)活動(dòng)而產(chǎn)生的一次性物資采購；（3）業(yè)務(wù)活動(dòng)或管理活動(dòng)所產(chǎn)生的辦公易耗品采購。

第6條  經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目的請(qǐng)購

1．經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目指的是由同一服務(wù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目，如貨物運(yùn)輸、設(shè)備或場(chǎng)地租賃、商品包裝費(fèi)用、廣告宣傳等。

2．使用部門需要這些服務(wù)時(shí)，需提出“采購請(qǐng)購流程”，由分管秘書長(zhǎng)進(jìn)行審核秘書長(zhǎng)審批。

第7條  特殊服務(wù)項(xiàng)目的請(qǐng)購

1．特殊服務(wù)項(xiàng)目請(qǐng)購是指保險(xiǎn)、網(wǎng)站等信息網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、法律咨詢和外部審計(jì)等服務(wù)采購申請(qǐng)。

2．使用部門需要這些服務(wù)時(shí)，需提出“采購請(qǐng)購流程”，由分管秘書長(zhǎng)進(jìn)行審核秘書長(zhǎng)審批。

3．采購人員參照過去的服務(wù)質(zhì)量和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，分析申請(qǐng)人提供的需要內(nèi)容，包括選定的服務(wù)提供商及費(fèi)用水平等是否合理，經(jīng)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后，這些特殊服務(wù)項(xiàng)目方能進(jìn)行采購。

第8條  不納入《采購請(qǐng)購審批》部分而納入《費(fèi)用報(bào)銷審批流程》的項(xiàng)目：

（1）禮儀用品如花籃和禮物等；

（2）招待用品如飲料等；

（3）書報(bào)、名片、文具等；

（4）打字、刻印、賬票等；

（5）辦公室用易耗品：打印耗材、筆、黑、飲用水、茶葉、電池、掃把等

第9條  請(qǐng)購事項(xiàng)的撤銷

《采購請(qǐng)購審批》流程審批過程進(jìn)行撤銷，已審批完成的，通過專項(xiàng)報(bào)告審批流程進(jìn)行說明。

第三章  附則

第10條 本辦法由秘書處負(fù)責(zé)解釋，自理事會(huì)討論通過后，理事長(zhǎng)簽批實(shí)施。

采購預(yù)算管理辦法

第1條  目的

為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購合理，特制定本辦法。

第2條  采購預(yù)算管理的含義

1．采購預(yù)算是使用管理部門為配合基金會(huì)年度運(yùn)營(yíng)計(jì)劃及費(fèi)用預(yù)算，對(duì)所需求的業(yè)務(wù)活動(dòng)所產(chǎn)生的捐贈(zèng)物資、物流運(yùn)輸、活動(dòng)物料及宣傳物料和管理活動(dòng)所辦公用品等的數(shù)量及成本編制用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計(jì)劃，以利于基金會(huì)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及資源的合理配置。

2．預(yù)算管理就是指基金會(huì)內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異的分析和預(yù)算考核來管理基金會(huì)的運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，反映基金會(huì)管理的工作動(dòng)態(tài)，保證管理政策的落實(shí)和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，促使基金會(huì)不斷提高效率和效益。

3．采購預(yù)算管理是基金會(huì)預(yù)算管理的一個(gè)分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他項(xiàng)目相互協(xié)調(diào)。

第3條  影響采購預(yù)算的因素

1．年度業(yè)務(wù)活動(dòng)計(jì)劃。

2．年度籌資計(jì)劃。

3．“采購物料清單”。

4．庫存存量管制線。

5．物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定。

6．市場(chǎng)價(jià)格預(yù)期。

第4條  編制采購預(yù)算

編制采購預(yù)算是指根據(jù)基金會(huì)運(yùn)營(yíng)目標(biāo)確定采購預(yù)算項(xiàng)目、建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序，將基金會(huì)在未來一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。

1．根據(jù)基金會(huì)年度工作計(jì)劃，由使用相關(guān)部門（綜合部、項(xiàng)目部和財(cái)務(wù)部）填寫本部門的“采購預(yù)算明細(xì)表”，上交秘書處預(yù)算編制小組。

2．由綜合部預(yù)算小組接收采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，交基金會(huì)預(yù)算管理委員會(huì)逐一核準(zhǔn)后，通過理事會(huì)討論理事長(zhǎng)審批。

第5條  執(zhí)行采購預(yù)算

1．將審批的各項(xiàng)采購預(yù)算指標(biāo)及時(shí)地下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員。

2．對(duì)預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。

第6條  分析和調(diào)整采購預(yù)算差異

1．在預(yù)算執(zhí)行過程中，各采購使用部門要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)部門核算的實(shí)際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，編制預(yù)決算分析報(bào)告。

2．如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。

第7條  采購預(yù)算資金控制

1．在采購預(yù)算資金控制中，必須對(duì)采購預(yù)算資金實(shí)行限額審批制度。

2．部門負(fù)責(zé)人只能在自己的限額內(nèi)進(jìn)行審批，限額以上的采購申請(qǐng)應(yīng)按基金會(huì)請(qǐng)購審批制度辦理請(qǐng)購，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。

3．對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，請(qǐng)購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購手續(xù)。

4．對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，采購部及財(cái)務(wù)部對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后，最終由常務(wù)副理事長(zhǎng)或理事長(zhǎng)審批后方能給予辦理。

第8條  本制度由基金會(huì)秘書處進(jìn)行解釋，通過理事會(huì)討論理事長(zhǎng)審批生效。

驗(yàn)收管理制度

第一章  總則

第1條  目的

為規(guī)范本基金會(huì)的驗(yàn)收管理工作，確保所購商品或服務(wù)符合基金會(huì)運(yùn)營(yíng)管理需要，特制定本制度。

第2條  責(zé)任部門

商品的驗(yàn)收工作由秘書處負(fù)責(zé)，對(duì)收到商品的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。

第二章  驗(yàn)收前的準(zhǔn)備工作

第3條  收貨準(zhǔn)備

1．驗(yàn)收人員在收到到貨通知時(shí)，按供應(yīng)商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。

2．對(duì)于需要按重量、長(zhǎng)度、體積等方面計(jì)量的商品，應(yīng)借助相關(guān)設(shè)備進(jìn)行試測(cè)驗(yàn)收，不得虛估。

第4條  待驗(yàn)商品處理

已經(jīng)到貨等待驗(yàn)收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號(hào)、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗(yàn)收的分開儲(chǔ)存，并規(guī)劃“待驗(yàn)區(qū)”，以示區(qū)分。

第三章  實(shí)施驗(yàn)收

第5條  商品到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)會(huì)同使用部門依“采購清單”、采購合同等采購文件核對(duì)商品名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“驗(yàn)收單”，同時(shí)驗(yàn)收人員編寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。

第6條  驗(yàn)收人員驗(yàn)收完畢后，對(duì)驗(yàn)收合格的商品應(yīng)當(dāng)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、商品名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱等，作為驗(yàn)收商品的依據(jù)，并及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門。

第7條  驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的商品與采購合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理供應(yīng)商進(jìn)行處理。

第8條  驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)商品有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況且達(dá)到一定程度時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以便于公證作業(yè)。

第9條  超交處理

交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應(yīng)予退回，或與供應(yīng)商協(xié)商，并請(qǐng)示秘書長(zhǎng)同意后可進(jìn)行收貨。

第10條  短交處理

1．交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時(shí)，以補(bǔ)足為原則。

2．短交如需補(bǔ)足時(shí)，聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。

第11條  急用品處理

供應(yīng)商交貨時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)先詢問使用部門負(fù)責(zé)人，確認(rèn)無誤后，開始按照驗(yàn)收程序辦理。

第12條  商品檢驗(yàn)結(jié)果處理

根據(jù)不同檢驗(yàn)結(jié)果可做以下兩個(gè)方面處理。

1．檢驗(yàn)合格的商品，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，將合格品入庫定位。

2．驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的商品，檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上注明不良原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知供應(yīng)商處理。

第13條  退換貨作業(yè)

1．對(duì)于檢驗(yàn)不合格的商品退貨時(shí)，采購人員應(yīng)在《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上注明數(shù)量，原因后報(bào)秘書長(zhǎng)確認(rèn)后辦理退貨。

2．如為需要更換的商品，采購人員需要與供應(yīng)商協(xié)商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財(cái)務(wù)部門。

3．對(duì)于已付款但在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的商品，采購人員需要負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修或賠償，索賠收入全部上繳財(cái)務(wù)部，注明賠償商品及賠償原因。

第四章  附則

第17條  本制度由秘書處解釋，經(jīng)理事會(huì)討論通過報(bào)理事長(zhǎng)審批。

第18條  本制度自簽批日起開始實(shí)施。

采購付款管控制度

預(yù)付賬款及定金審批制度

第1條  目的

為加強(qiáng)預(yù)付賬款及定金的使用并得到及時(shí)、準(zhǔn)確的反映，減少供貨商對(duì)基金會(huì)資金的占?jí)海够饡?huì)資金得到合理運(yùn)用，特制定本制度。

第2條  適用范圍

本制度適用于本基金會(huì)綜合部和財(cái)務(wù)部。

第3條  預(yù)付賬款是指基金會(huì)按照購貨合同或者勞務(wù)合同規(guī)定，預(yù)先支付給供貨方或者勞務(wù)方的賬款。在會(huì)計(jì)核算上一律通過“應(yīng)付賬款”借方進(jìn)行核算。

第4條  定金是指基金會(huì)為保證合同履行，預(yù)先向供應(yīng)方或勞務(wù)方交納一定數(shù)額的錢款。

第5條  預(yù)付賬款的使用范圍

1．合同中明確約定以“先款后貨”方式結(jié)算的，可按協(xié)議約定支付貨款。

2．合同中規(guī)定超額度進(jìn)貨需先款后貨的。

3．金額比較大的訂單，為得到額外折扣且額外折扣不低于5%的。此類付款為基金會(huì)授權(quán)權(quán)限所規(guī)定的特殊付款，實(shí)際執(zhí)行時(shí)必須按照基金會(huì)規(guī)定的授權(quán)權(quán)限報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后支付。

第6條  預(yù)付款及定金審批規(guī)定

以預(yù)付款形式采購的需經(jīng)分管副秘書長(zhǎng)審核、秘書長(zhǎng)審批。

采購物品退貨管理辦法

第1條  目的

為明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時(shí)收回退貨款項(xiàng)，特制定本辦法。

第2條  退貨條件

驗(yàn)收人員應(yīng)該嚴(yán)格按照基金會(huì)合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)或要求進(jìn)行驗(yàn)收，不符合公司驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的物品為不合格物品。不合格物品應(yīng)辦理退貨，主要包括數(shù)量與質(zhì)量?jī)蓚€(gè)方面。

1．對(duì)于數(shù)量上的短缺，采購員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商或者補(bǔ)足數(shù)量，或者扣減價(jià)款。

2．對(duì)于質(zhì)量上的問題，采購員應(yīng)該首先通知使用部門不能使用該批物品，然后與使用部門和供應(yīng)商聯(lián)系，決定是否退貨還是要求供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)恼劭邸?

3．經(jīng)分管副秘書長(zhǎng)審核，秘書長(zhǎng)審批后與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜。

第3條  退貨手續(xù)

檢驗(yàn)人員對(duì)于檢驗(yàn)不合格的物品，應(yīng)貼上“不合格”標(biāo)簽，并在《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上注明不合格的原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)采購部門處理并通知請(qǐng)購部門。

第4條  物品出庫

當(dāng)決定退貨時(shí)，采購員編制“退貨清單”，并通知供應(yīng)商退回處理。

第5條  退貨款項(xiàng)回收

1．采購人員在物品退回后編制借項(xiàng)憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價(jià)格、日期、供應(yīng)商名稱以及金額等。

2．財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項(xiàng)憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。

第6條  折扣事宜

1．采購員因?qū)徹涃|(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出的折扣，需要同供應(yīng)商進(jìn)行談判后最終確定。

2．折扣金額必須由財(cái)務(wù)部審核、分管副秘書長(zhǎng)審核后提交秘書長(zhǎng)審批。

3．財(cái)務(wù)部門根據(jù)約定折扣調(diào)整應(yīng)付賬款。

第7條  本辦法經(jīng)理事會(huì)討論通過后理事長(zhǎng)簽批后施行。

 

                          華僑茶業(yè)發(fā)展研究基金會(huì)

                     2021年10月21日