華僑茶業(yè)發(fā)展研究基金會檔案和證章管理制度

　　

                                                華僑茶業(yè)發(fā)展研究基金會檔案和證章管理制度

一、檔案管理

 1.基金會的檔案由基金會辦公室秘書負責收集、整理和保管，秘書長檢查、指導。

 2.歸檔的文件材料要求完整、準確，并及時分類整理、立卷、歸檔材料應妥善管理，不得丟失或損毀。

 3.歸檔范圍包括上級主管部門的文件材料與本會的文件材料。

 上級主管部門的文件材料包括以下內容：

（1）上級主管部門召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料；

（2）上級主管部門頒發(fā)的本會要執(zhí)行文件，以及普發(fā)的、需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；

（3）領導視察、檢查本會工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；

（4）上級主管部門和有關部門頒發(fā)或出具的各種有效證件及憑證。

本會的文件材料包括以下內容：

（1）本會召開理事會、表彰大會的會議文件，以及各種音像材料；

（2）本會各項活動形成的計劃、總結、報告、紀要等；

（3）本會頒發(fā)的各種正式文件及簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿等；

（4）本會的請示與上級部門的批復文件；

（5）本會年檢、考核、評先材料；

（6）本會統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；

（7）本會成立、合并、更名、啟用印章、章程、制度等文件資料；

（8）本會財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊等；

（9）本會的歷史沿革、大事記、年鑒，反映本會重要活動事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物和展覽影像

等文件材料；

（10）本會歷屆理事會名冊及志愿者名冊；

（11）本會與有關單位、團體、企事業(yè)單位來往的協議書、重要文件及需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；

（12）本會工作人員聘用、待遇、考核、辭退、獎懲等文件材料；

（13）其他具有保存價值的文件材料。

4.基金會工作人員應將歸檔的文件材料按規(guī)定分類、整理、裝訂、編目、保存，并編制索引，便于決策者參考利用。

二、證章管理

1.本基金會法人登記證、組織機構代碼證由基金會秘書長保管，并按規(guī)定按時接受民政部的年檢。

2.本基金會印章由秘書長保管。日常工作由秘書長主持，需蓋本基金會印章的由秘書長負責。非日常工作范圍內的重要事項的處理或重要文件的印發(fā)，必須報理事長簽署后加蓋本基金會印章。

3.本基金會登記證、組織機構代碼證和本基金會印章應妥善保管，不得遺失或損壞，出現遺失、損壞或違規(guī)事件。

                                    2021年10月21日